Centrum vzdělávání, podpory a řešení v oblasti informačních technologií

Pro velké společnosti je na trhu dostatek různých řešení, která tento problém řeší samostatně, nebo ve spolupráci s interními systémy. Pro společnosti do 10ti uživatelů, které mají povinnost používat datovou schránku, však mnoho variant není. Jednoduché a efektivní   je řešení společnosti S-COMP Centre CZ, které nad ověřeným, komerčním DMS systémem ELO Office, vytváří prostředí pro práci s datovými schránkami. Díky základu ELO Office je toto řešení schopno plnit stejné úlohy, jako velké DMS systémy a navíc má v sobě integrovánu veškerou funkcionalitu pro práci s datovými schránkami.

 
„Instalace řešení v prostředí Microsoft Windows je jednoduchá, a tak vám nic nebrání okamžitě začít pracovat. V elektronickém archivu se pohybujete stejným způsobem jako v archivu normálním, jednotlivé sekce napodobují standardní strukturu skříní, šanonů a složek všech archivů. Pokročilé vyhledávací nástroje včetně fulltextu vám pomohou rychle nalézt požadované dokumenty. Ať už zpracováváte dokumenty z datové schránky, naskenované dokumenty, faxy, dokumenty Microsoft Office nebo elektronickou poštu, máte k dispozici velmi efektivní správu i archivaci,“ radí Robert Ondrášek, senior sales manager společnosti S-COMP Centre CZ s.r.o.

Řešení, které na trh přináší S-COMP Centre CZ s.r.o., umožňuje přístup k elektronickému archivu několika zároveň pracujícím uživatelům. Pomocí administrace uživatelů a nastavení uživatelských oprávnění pro práci s dokumenty máte možnost efektivně zabezpečit svůj elektronický archiv např. proti náhodnému smazání dokumentu.

 Nástroj ELO Office je určen pro menší společnosti nebo jednotlivce.
Kvalita systému je však srovnatelná s řešením pro velké společnosti, omezení jsou dána jen předpokládanou velikostí spravovaného archivu. Ten je v každé ze svých 4 částí dimenzován na 200.000 dokumentů.
Celkem je tedy možno tímto způsobem spravovat až 800.000 dokumentů.

 

- Odesílání ve formátu PDF, aniž by soubor musel být konvertován do PDF  v archivu. Konverze se provede přímo při odeslání. Tato funkce zajistí, že příjemce obdrží všechny dokumenty ve formátu PDF nezávisle na tom, v jakém formátu jsou v archivu uloženy.

-  Přímé vyhledávání vám umožní dokumenty nalézt rychleji a snáze. Hledá-li uživatel všechny dokumenty k jednomu pojmu, může použít právě přímé vyhledávání. V tomto případě není důležité, zda se pojem nachází v evidenční kartě, ve fulltextu nebo v komentářích k verzím – zobrazí se všechny nalezené dokumenty obsahující tento pojem.

 - Asistent archivace šetří spoustu času při archivaci dokumentů. Uživatel vytvoří evidenční kartu pro určitý typ dokumentu a pro další stejné dokumenty již není nutné vyplňovat vlastní evidenční kartu, dokumenty budou zařazeny na správné místo archivu.

Tým odborníků společnosti S-COMP Centre CZ s.r.o. připravil už v červnu letošního roku autorizovaný vzdělávací program k datovým schránkám. Během cyklu úspěšných seminářů konaných ve všech krajských městech republiky se ukázalo, že aktivace datové schránky vyvolá potřebu dalších návazných služeb. Kromě potřeby řešit IT bezpečnost v souvislosti s datovými zprávami, volali účastníci seminářů především po elektronické spisové službě. A tak S-COMP Centre CZ s.r.o. přichází s komplexní službou – poradenství k datové schránce, seminář k praktickému ovládání datové schránky, vyřešení IT bezpečnosti, elektronická spisová služba.

Pište na info@scomp.cz, volejte na telefon 261 217 509 nebo přijďte osobně do společnosti S-COMP Centre CZ s.r.o., Praha 4, Ohradní 59 a vše kolem datových schránek pro Vás bude jasné.